Het is vrijdagmiddag en je maakt je kilometeroverzicht. Bij sommige ritten twijfel je: was dit een klantbezoek, of gewoon de rit naar kantoor? Dat lijkt een detail, maar het bepaalt hoe je de rit vastlegt en wat je werkgever of boekhouder ermee kan. Hier leg ik uit waar je op let.
Wat is het verschil en wat betekent het voor jou?
Woon-werkverkeer is de reis tussen je woonadres en je werkplek. Een zakelijke rit is een rit die je voor je werk maakt, bijvoorbeeld naar een klant, een projectlocatie of een leverancier. Wat je ermee kunt, hangt af van of je werknemer of ondernemer bent.
Als je werknemer bent
Met je eigen auto of fiets naar je werk mag je de kosten volgens de Belastingdienst niet van je inkomen aftrekken. Je werkgever mag je wel een onbelaste vergoeding geven. In 2026 is dat maximaal 0,25 euro per kilometer. De verhoging van 0,23 naar 0,25 euro gaat per 1 juli 2026 in, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026.
Let op: het gaat om een maximum. Je werkgever hoeft dat bedrag niet te geven. Wat jij krijgt, staat in je arbeidsovereenkomst of in het personeelsreglement. Houd daarom woon-werkverkeer en ritten naar klanten uit elkaar, zodat je kunt laten zien waarvoor je een vergoeding vraagt.
Als je ondernemer bent
Gebruik je in je onderneming een vervoermiddel dat privé van jou is, dan mag je voor de zakelijke ritten 0,25 euro per kilometer van je winst aftrekken. Dat tarief geldt voor 2026.
Het tarief is een totaalbedrag. Brandstof, verzekering, tol en parkeren trek je niet apart af. Volgens de Belastingdienst telt woon-werkverkeer voor de inkomstenbelasting mee als zakelijke kilometers. Bepaalt jouw situatie iets anders, bijvoorbeeld bij een werkplek aan huis? Bespreek dat dan met je boekhouder.
Wat je vastlegt per rit
Of je nu werknemer of ondernemer bent: zonder administratie wordt het een kwestie van "ik weet het niet meer". Leg daarom per rit vast:
- de datum;
- vertrekadres en bestemming;
- het aantal gereden kilometers;
- het doel van de rit, bijvoorbeeld de naam van de klant of het project.
Voor een rit met een zakelijk en een privédeel splits je het traject. De afstand van A naar de klant is zakelijk. Een omweg voor een privéafspraak niet.
Een voorbeeld van vastleggen
Stel: je woont in Zwolle en je werkplek staat in Deventer. Op dinsdag rijd je van huis naar een klant in Apeldoorn, en daarna naar kantoor in Deventer. Leg dat vast als twee stukken: Zwolle naar Apeldoorn met de naam van de klant, en Apeldoorn naar Deventer. Of je werkgever of boekhouder het eerste stuk als woon-werkverkeer of als zakelijke rit behandelt, hangt af van jullie afspraken of van je situatie. Met twee aparte regels kunnen zij dat beoordelen zonder dat jij het uit je hoofd moet reconstrueren. Het is een voorbeeld, geen advies voor jouw situatie.
Veelgemaakte fouten
- Je schrijft alleen de heenrit op en vergeet de terugrit.
- Je noteert "klantbezoek" zonder naam of adres, waardoor je het achteraf niet meer kunt uitleggen.
- Je rekent privéritten mee omdat ze toevallig langs een klant liggen.
- Je bewaart de registratie niet op een vaste plek, en zoekt in december nog naar oktober.
Het helpt om één keer per maand je ritten door te lopen. Dan weet je het nog, en is het werk klein.
Wisselende werkplekken en thuiswerken
Veel mensen werken een paar dagen thuis en een paar dagen op kantoor, of ze rijden naar steeds andere locaties. Dan wordt de vraag: op welke dagen reis ik naar een vaste werkplek?
De Belastingdienst geeft aan dat een werkgever aannemelijk moet kunnen maken hoeveel dagen per week een werknemer regelmatig naar een vaste werkplek reist, bijvoorbeeld met een schriftelijke afspraak. Spreken jullie twee dagen thuis en drie dagen kantoor af, dan kan de werkgever een vaste vergoeding op die verhouding baseren. Laat de afspraak dus vastleggen, en houd je eraan.
Laat je agenda het werk doen
Veel van deze informatie staat al in je agenda. Datum, tijd en klant zijn er al, en bij een goede afspraak ook de locatie. Zet daarom altijd het adres in de afspraak.
123declaratie werkt zo. Volgens de pagina hoe het werkt koppel je Google Calendar of Microsoft 365, stel je je kantoor- en thuisadres in en berekent de tool de afstanden. Daarna controleer je de ritten en exporteer je een PDF-rapport. Wat de tool precies kan, lees je op functies.
Conclusie
Woon-werkverkeer en zakelijke ritten lijken op elkaar, maar wat je ermee kunt verschilt per situatie. Als werknemer mag je woon-werkverkeer met eigen vervoer niet aftrekken en bepaalt de afspraak met je werkgever wat je vergoed krijgt, tot maximaal 0,25 euro per kilometer onbelast in 2026. Als ondernemer trek je in 2026 voor zakelijke kilometers met een privévervoermiddel 0,25 euro per kilometer af van je winst. Leg per rit vast waar je vertrok, waarheen je reed en waarom, en leg bij wisselende werkplekken de afspraak schriftelijk vast. Twijfel je over jouw situatie? Check het met je werkgever of boekhouder.
Veelgestelde vragen
Nee. Volgens de Belastingdienst mag je reiskosten voor woon-werkverkeer met eigen vervoer niet van je inkomen aftrekken. Je werkgever mag wel een onbelaste vergoeding geven, maximaal 0,25 euro per kilometer in 2026.
Voor ondernemers die een privévervoermiddel zakelijk gebruiken is dat 0,25 euro per zakelijke kilometer die je van je winst aftrekt. Ook de maximale onbelaste vergoeding van een werkgever is 0,25 euro per kilometer. De verhoging van 0,23 naar 0,25 euro gaat in per 1 juli 2026, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026.
Dan moet duidelijk zijn op welke dagen je naar een vaste werkplek reist. Maak daarover een schriftelijke afspraak met je werkgever of houd de reisdagen bij. Check de details met je werkgever of boekhouder.
Klaar om je reiskosten te automatiseren?
Start vandaag je gratis proefperiode. Altijd opzegbaar.
Probeer nu 30 dagen gratis!